La forma en la que se entrega un presupuesto a un cliente dice mucho de nosotros. Algunas empresas lo hacen todo exclusivamente por vía electrónica, directo a los correos de los clientes. Pero esto no quiere decir que no se deba de cuidar la imagen al máximo para ofrecer una impresión muy favorable, que incline al cliente a confiar en nosotros para el trabajo. Esto es importante siempre, pero más en trabajos en los que la imagen es clave.

Los e-mails de la empresa deben tener un tipo de letra concreto y contar con los logotipos y los colores corporativos. El presupuesto se puede entregar en un archivo por separado o dentro del mismo mail, pero con un aspecto muy cuidado y respetando los conceptos antes expuestos. Huelga decir que también deben de respetarse otros puntos importantes, como los referidos a la Ley de protección de datos, sobre todo si se va a enviar el mismo documento a varios clientes. En este caso es imprescindible la copia oculta para que no puedan ver los datos del resto de clientes.

Si se entregan en formato papel, se debe de cuidar todo lo expuesto anteriormente, pero también la calidad de los folios utilizados. Estos deben de ser gruesos y con un papel de calidad. Si al presupuesto lo acompaña un proyecto, este debe de estar separado y contar con carátula. Por supuesto, todas las copias deben de ser en color, ya que esto hará que resulte mucho más agradable leerlo y también que los proyectos se interpreten de forma clara.

Evita doblar las hojas del presupuesto y del proyecto, colocándolas en carpetas de carton personalizadas en las que figure el logotipo de la empresa y los datos más importantes, como la dirección, el mail, el teléfono o la Web. Estas carpetas pueden contar con un bolsillo a cada lado para separar el presupuesto del proyecto de modo que, al abrirla, nos quede una cosa a cada lado. En el lado del presupuesto, este estará cara arriba para poder leerlo directamente y en el caso del proyecto, será visible la carátula.

Si este presupuesto en papel se va a enviar por correo convencional, se hará en el interior de la carpeta y en un sobre de un tamaño suficientemente grande para contenerla sin doblarse. Mejor si es un sobre acolchado para evitar que se doble o se deteriore por el camino.